第十章接待工作

　　第一节接待工作概述

　　一、接待与接待工作

　　接待，就是对来访宾客的接洽与招待。接待工作，是指一个社会组织在交往和联络中所进行的迎送招待、联系洽谈等服务性活动，它是秘书机构的一项经常性的事务工作。

　　二、接待工作的作用

　　接待工作是秘书活动的一个重要组成部分，它虽然是一项事务性较强的工作，但又与一个组织的对外形象和联络沟通息息相关。具体地说，接待工作的作用是：展示形象的重要窗口;牵线搭桥的主要形式;获取信息的有效渠道。

　　三、接待的类型

　　了解接待的类型，有利于做好接待工作。按接待对象的国别划分，接待可分为内宾接待和外宾接待;按接待的组织关系划分，则可分为上级来访接待、平级来访接待、下级来访接待和群众来访接待;按事先是否有约划分，可分为有约接待和无约接待。

　　四、接待工作的原则

　　接待工作要遵循以下原则：热情大方;细致周到;确保安全;俭省节约;内外有别。

　　第二节接待的准备

　　一、心理准备

　　秘书在接待工作中会接触到各种各样的人，对此须有充分的心理准备。具体地说有以下几点：诚恳;尊重;合作;公平。

　　二、信息准备

　　对于来宾的情况，如人数、单位、姓名、职务、来意等，要通过各种途径予以了解，做到心中有数，有备无患。

　　三、方案准备

　　根据来访和接待双方的情况，应拟定出相应的接待方案，做出接待工作指南。接待方案包括接待方针、接待规格、接待组织、活动方式、接待日程、接待经费和生活安排等内容。

　　四、布置与检查

　　较大规模的接待，必须专门召开接待会议，布置接待任务，明确各自职责，以便于各有关单位分类准备。秘书部门除自己做好准备外，还应对有关单位的准备情况进行检查，督促落实。

　　第三节接待的实施

　　一、接待实施的一般程序

　　一项接待活动的实施，通常有以下主要程序和内容：迎接及安排来宾生活;看望及商定活动日程;礼仪性会见与宴请;按日程开展活动;送别;小结。

　　二、接待实施的具体要求

　　对于下列几种类型的接待工作，应提出更为具体的要求，它包括接待上级领导机关来宾的要求;接待平级机关来宾的要求;接待本系统来宾的要求以及无约接待的要求。

　　第四节外宾接待

　　一、外宾与外宾接待

　　外宾是指国外来访的宾客。随着我国的对外开放和社会发展，外宾来访日益增多，外宾接待工作越来越重要。外宾接待既是一种外事活动，也是秘书人员应当熟悉的一项业务工作。

　　二、外宾接待的内容

　　外宾接待的主要内容包括：弄清来宾的情况;确定接待规格;拟定接待方案;成立接待组织;准备有关资料;预订住房、车辆及有关事务;安排会见、会谈、宴请、馈赠等实质性活动;提供事务性服务和迎来送往等。

　　三、外宾接待的注意事项

　　外宾接待的严肃性，要求秘书人员注意以下事项：遵守外事纪律;坚持平等互利;尊重来宾习惯;讲究礼节礼貌;注意仪容服饰;树立时间观念。

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