第七章会议工作

　　第一节会议工作概述

　　一、会议与会议工作

　　会议，是有组织、有领导地召集人们商议事情的活动。会议工作，是指秘书机构对会议的筹备、组织和保障工作。会议工作是秘书工作的重要内容之一。

　　二、会议的类型和功能

　　会议是内容与形式的统一体，依据不同的标准可划分为不同的会议类型：按会议的规模划分，有小型会议、中型会议和大型会议;按会议的性质划分，有规定性会议、日常性会议、专业性会议、纪念性会议和座谈性会议;按会议的形式划分，有集中型会议和分散型会议;按会议的时间划分，有定期性会议和不定期性会议。会议具有以下功能：决策功能;指挥功能;沟通功能;协调功能;动员功能;控制功能。

　　三、会议工作的任务和原则

　　会议工作的主要任务是：会议筹备;会议接待;会议组织联络;会场管理;撰制会议文书;组织会议选举;实施会议保密。会议工作的原则是：充分准备;严密组织;周到服务;勤俭节约;安全保密;提高效率。

　　第二节会议的准备

　　一、制定会议预案

　　会议预案，就是会议的筹备方案。会议预案一般包括以下内容：会议名称;会议主题;会议时间和地点;会议规模;参加人员;会议日程和议程;会议的组织领导;会议的活动安排;会议经费预算;与会人员的食宿安排;等等。

　　二、组建会议机构

　　会议机构，就是负责会议工作的组织机构。会议机构一般由秘书组、材料组、组织组、宣传组、后勤组、保卫组等组成。

　　三、发送会议通知

　　会议召开之前，一般都要发送会议通知。会议通知的内容包括：会议名称;会议主题;会期;参加人员范围;报到时间与地点;开会时间与地点;接站及行车路线;需携带的材料及其他要求。

　　四、准备会议文件

　　规模较大、内容重要的会议，须提前准备会议文件。会议文件主要包括开幕词、闭幕词、工作报告、交流材料、领导讲话、会议须知等。

　　五、布置会场

　　会场是会议举行的具体场所，会场布置是会议工作的重要环节。会场布置主要包括主席台设置、座次排列、会标、会徽、旗帜、花卉、灯光、音响布置等。

　　六、人员编组

　　编组就是将与会人员按一定规则分成若干小组，并指定召集人。编组的目的是方便分组讨论和会间活动。编组的方法有按地区编组、按行业编组、按职务、职称层次编组等。

　　七、制作会议证件

　　会议证件是与会人员出入会场的各种凭证性标志。会议证件的种类有：代表证、列席证、签到证、工作证、记者证、出入证等。

　　八、安排食宿和车辆

　　会前的重要准备工作之一，就是安排食宿和车辆，它包括预订房间、落实床位、协调餐厅座位、确定会议用车等内容。

　　九、会前检查

　　会议正式召开之前，要对各项准备工作进行全面、认真、细致的检查，以保证会议的顺利召开，做到万元一失。会前检查的重点是会议文件、会场布置、食宿安排、安全保密等。

　　十、接站与报到

　　对远道而来的与会者，会议工作人员一定要组织接站。接站应注意：弄清接站时间和地点;记住来人姓名，并确定接应方法;要准备一旦晚点的接应措施。对所有参加会议的人员都要组织报到，并认真核实报到人员的身份。同时要分发文件、证件、餐券等。

　　第三节会议的召开

　　一、会场签到

　　会场签到，是指与会代表进入会场时表示到会的一种形式。重要的代表会议，签到直接关系到会议是否达到法定人数、选举结果和通过的决议是否有效。签到的方式可分为簿式签到、卡式签到和电子签到机签到三种。

　　二、会间调度

　　会间调度，是指会议进行期间对会议程序、内容及会场服务所作的调整和安排。会间调度的作用是：保证会议有条不紊地进行。会间调度包括引导与会人员入座、投票;指挥车辆停靠位置;宣布大会纪律或注意事项;组织服务人员保障饮水供应;调控音响、灯光设备;检查会场安全保卫情况等。

　　三、会议记录

　　会议召开期间，秘书人员要做好会议记录，会议记录的作用是：贯彻会议精神的依据;形成正式文件的基础;查证有关问题的凭证;研究历史的原始资料。会议记录可分为文字记录和电子记录两种方式，文字记录又可分为详细记录和摘要记录两种;电子记录又分为录音和录像两种。

　　四、会议简报

　　会议简报是反映会议进程、动态，向与会者和领导者通报会议情况的文书。会议简报的作用是：便于领导者及时了解会议全貌和进程;便于与会者之间交流经验和沟通信息。

　　五、会议选举

　　如果会议有选举的议题，秘书人员要做好选举的组织工作。选举的一般程序是：宣布参加选举的人数和选举的内容;通过选举办法;通过监票人、总监票人名单;检查票箱;分发选票;填写选票;宣布投票顺序和进行投票;开箱清点选票，报告收回选票数，宣布是否有效;进行计票;宣布选举结果。

　　六、会议总结

　　会议总结也叫会议闭幕式，是会议结束时召开的大会。会议总结的内容包括：代拟领导讲话稿;由领导者作总结讲话;表彰先进;合影留念等。

　　七、后勤保障

　　后勤保障是指秘书人员为与会人员提供的生活服务。后勤保障的内容包括：安排好与会人员的住宿、伙食、医疗、交通和业余文化生活、参观访问等事宜，为与会者提供优良的生活服务。

　　第四节会议的结束

　　一、会议纪要

　　会议纪要是记载和传达会议主要精神的文书。会议纪要的作用是：对上可以汇报情况;对下可以指导工作;对平级可以互通信息。

　　二、清理会议文件

　　会议过程中形成的大量文件，在会议结束时要认真清理。清理的办法是“收、存、带、销”。

　　三、组织代表离会

　　对外地会议代表，要分发返程车、船和飞机票，会议结束后要安排车辆和人员送行，保证他们顺利离会。

　　四、搞好宣传报道

　　大、中型会议结束后，一般要编印会议宣传提纲，组织新闻报道，以配合会议精神的传达贯彻。

　　五、会议工作总结

　　会议结束后，秘书机构要对会议工作及时进行总结讲评，激励先进，改进缺点，积累经验。

　　六、会后催办工作

　　会后催办，是指秘书人员对有关单位和部门落实会议事项情况的督促和检查。会后催办对做好会议精神的传达贯彻，落实会议的各项决定具有重要意义。催办的方式有发文催办、电话催办和会议催办等。

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