第五章信息工作

　　第一节信息工作概述

　　一、信息与信息工作

　　信息有广义和狭义之分。广义的信息，是指对各种事物运动特征和变化的客观描述。狭义的信息，是指通过一定的物质载体反映出来的新的有用知识。信息具有客观性、无限性、时效性、共享性、可传输性、可加工性和可扩散性等特征。信息工作，特指秘书获取、加工、传递、储存和利用信息的一系列活动。信息工作是秘书工作的重要内容之一。

　　二、信息工作的作用

　　人类已经进入信息社会，秘书做好信息工作具有以下重要作用：辅助领导者正确决策;协助领导者科学管理;开阔领导者与秘书的思路;提高秘书工作效率。

　　三、信息工作的特点和要求

　　秘书机构的信息工作具有以下特点：服务性;综合性;针对性;适时性。秘书做好信息工作，必须符合以下基本要求：敏锐;准确;及时;全面;适用;经济。

　　四、信息工作的主要制度

　　要做好信息工作，必须建立和坚持以下工作制度;信息专报制度;信息报送数量定额制度;紧急信息报送制度;信息稿件送审制度;信息采用通报制度;信息专题分析制度;业务培训制度;信息工作奖惩制度。

　　第二节信息的获取

　　一、信息获取的范围

　　信息获取，是指秘书利用各种渠道和方法获得领导工作所需要的信息。信息获取是信息工作的基础性环节。秘书获取信息的范围较广泛，主要包括上级信息;内部信息;社会信息;同业信息;历史信息;国际信息。

　　二、信息获取的渠道

　　秘书获取信息，必须通过一定的信息渠道。其主要渠道有：信息网络渠道;文书渠道;书刊渠道;调查渠道;会议渠道;信访渠道;科研渠道;档案渠道;新闻宣传渠道;通讯渠道。

　　三、信息获取的方法

　　秘书获取信息的方法多种多样，主要有网络查询法;文字阅读法;收看收听法;会议记录法;相互交流法;专题调查法;随时观察法;索取求购法。

　　第三节信息的加工

　　一、信息加工的方法

　　信息加工，是指将获取的原始信息进行鉴别、筛选、综合、分析和编制，使之成为完整、有用的信息资料，以便提供利用。信息加工的方法主要有：归纳法;浓缩法;纵深法;扩充法;对比法;转换法;图表法;剪接法。

　　二、信息简报的编写

　　信息简报是记载信息的文字材料。信息简报的编写应当符合以下要求：标题醒目;主题集中;内容新鲜;结构简单;篇幅简短;语言简洁，用最少的文字传递最大的信息。

　　三、信息的深加工

　　信息的深加工，是在对信息进行粗加工的基础上，深入进行研究，开发出高层次、高质量的信息，更好地为领导决策服务。一般说来，经过深加工的信息必须符合下列要求：要有高度;要抓重点;要找规律;要提对策。

　　第四节信息的提供

　　一、信息提供的对象

　　信息提供，是指秘书机构将加工之后的信息提供给使用对象，以实现信息的价值。秘书机构信息提供的对象具有多元性;首先是为本级领导机关提供信息;其次是为上级领导机关提供信息;再次是为下级机关和单位提供信息。其中最直接、最主要的是为领导决策提供信息服务。

　　二、信息提供的要求

　　秘书机构提供信息服务，必须符合下列要求：针对性;多样性;适时性;保密性。

　　三、信息提供的方式

　　秘书机构提供信息的方式多种多样，主要有以下几种方式：简报递送;电报递送;传真递送;网络传送;电话报送;音像制品传递。

　　第五节信息的存储

　　一、信息存储的意义

　　信息存储，是指秘书机构和秘书人员将有查考使用价值的信息资料经过整理后，以一定的方式保存起来，便于以后利用。信息存储是信息工作的一个重要环节，其意义如下：有利于充分利用信息资源;有利于开发深层次的信息;有利于提高秘书工作效率。

　　二、信息存储的要求

　　秘书机构的信息存储，应当符合下列要求：认真筛选;科学分类;系统完整;坚持不懈;便于检索。

　　三、信息存储的方式

　　随着科学技术的迅速发展，信息存储的方式越来越先进。秘书机构信息存储的方式主要有以下几种：计算机存储;信息简报存储;多媒体存储;信息资料存储。

　　第六节高层次信息的开发

　　一、高层次信息的特点和作用

　　高层次信息，是全面反映事物的概貌、揭示事物本质及其规律性的深度信息，以及对原始信息进行综合处理后提出对策意见所形成的信息。高层次信息具有以下特点：宏观性;完整性;典型性;深刻性;预测性。高层次信息的作用是：有助于领导者做出全面性、严密性、导向性、准确性和预测性较强的决策。

　　二、高层次信息开发的途径和方法

　　开发高层次信息的途径是：对初级信息进行重点调研;对零散信息进行综合归纳;对积累资料进行升华突破。开发高层次信息的主要方法有：中心跟踪法;热点扫描法;光点放大法;超前预测法;拓展延伸法。

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