第十五章其他工作

　　第一节值班工作

　　一、值班与值班工作

　　值班，是指在固定的时间、岗位和场所轮流从事的日常事务工作。值班有不同的类型，按职责范围划分，有综合值班和专项值班;按人员分工划分，有固定值班和轮流值班;按时间特征划分，有永久性值班和临时性值班。秘书值班工作主要有以下作用：联络作用;过滤作用;应急作用;窗口作用。

　　二、值班工作的任务

　　值班工作主要有以下几项任务：承接上级指示;负责电话应对;接待来访人员;掌握领导者的行踪;承办临时事项;确保机关安全;编写值班材料等。

　　三、值班工作制度

　　值班工作制度主要有：岗位责任制度;请示报告制度;交接班制度;保密制度;安全防范制度等。

　　四、对值班秘书的要求

　　值班工作对秘书的基本要求是：认真负责;待人热情;细心耐烦;保持警惕。

　　第二节印章管理

　　一、印章与印章管理

　　印章是印和章的合称，主要指各级各类机关的公章和领导人的名章，它是领导机关和领导职权的象征。秘书机构管理的印章一般有两种：一种是本机关的公章;另一种是本机关领导人的个人签名章或名章。印章具有如下作用：权威作用;代表作用;凭信作用。印章管理包括印章的刻制、颁发、使用和保管等一系列环节，是秘书部门的一项重要职责。

　　二、印章的刻制

　　印章刻制的权限，应严格执行党中央、国务院和其他领导机关的有关规定，决不可随便刻制印章。印章刻制的规格，一般由形状、尺寸、字体、图形、排列等项目组成，因领导机关和领导人级别高低而不同。印章刻制必须履行严格的手续，经公安部门批准，到指定的刻制社刻制。

　　三、印章的颁发使用

　　机关公章一般由上级机关颁发，印章的颁发和领取必须严格履行有关手续。新印章的应用和旧印章的停用，必须事先向所属单位发出通知，并注意在新印章上刻制暗记。印章的使用，应根据具体情况确定，或经领导人批准，或由秘书依照惯例使用，同时要建立用印登记，严格监印制度，正确盖印。印章停用后，要做好印章的上交、清退、存档或销毁工作。

　　四、印章的保管

　　印章必须有专人保管，不可轻易交给他人代管;印章使用应在办公室内进行，不可带出办公室;用印时，秘书应亲自盖章，不可由他人代劳;印章要定期清洗，保持清洁;印章必须严加保管，严防丢失或被盗。

　　第三节领导日程安排

　　一、领导日常活动与日程安排

　　领导日常活动，是领导者在日常工作中所进行的事务活动。领导H常活动的大致范围有：接待活动;走访慰问活动;庆典仪式活动;会议活动;参观考察活动;商务旅行活动等。领导日程安排，是对领导日常活动的时间和程序进行统筹计划和组织的过程。领导日程安排的原则是：统筹兼顾，有急有缓;围绕中心，突出重点;力戒排场，求真务实。

　　二、日程表的种类与编制

　　日程表是领导日程安排的文字计划。日程表的种类有：年度计划表;月计划表;周计划表;日志;活动计划表等。计划表的编制应注意以下事项：计划表用纸以一张为限;设日期、时间、地点、人员、内容、备注等内容;所有日程安排，均由领导人审定;不要安排得太满，要留有余地;两项活动之问要留出适当的间隙;为领导和秘书各准备一本备忘录;领导未通过秘书而作的日程安排，也应写入基本日程安排中;对处理完的工作，及时从计划表上删除。

　　三、约定及其注意事项

　　约定是一方主动与对方联络，商定会谈时间、地点及人员的活动。约定的预约方法有电话、书信、拜访或会议、会晤中确定下次会面的时间、地点等。预约要注意以下几点：得到领导人的同意;对方是秘书提出，我方也通过秘书答复;如对方来信，我方可用电话回复;正确传达我方人员的姓名、职务及约定事项、目的、时间、场所、方法等;预约要留出足够富裕的时间;时间、场所的选择，要充分考虑对方的职业、立场、工作地点;如果要确定约定，必须报告领导人，再写进日程表。

　　四、日程安排的落实和0A管理

　　为使领导活动顺利进行，必须对日程表中各计划事项在事前加以落实。如果日程安排需要变更和调整，秘书要加强与领导人的联系，并要写进日程表，再把变更情况通知有关领导人;载入日程表的计划事项，如要取消，应立即与领导人联系，以便安排其他活动。日程安排的OA管理，就是用电子计算机来编制、管理领导活动日程，实现日程管理自动化。目前已开发了许多软件，它将从根本上提高领导日程安排的科学性和高效化。

　　第四节领导交办事项

　　一、领导交办事项的特点及范围

　　领导交办事项，是指领导者临时交代秘书办理的具体事宜。领导交办事项的特点是：广泛性;临时性;具体性;紧迫性。领导交办事项的大致范围有：文书工作事项;会务工作事项;信访工作事项;信息工作事项;调研工作事项;督查工作事项;联络工作事项;协调工作事项;接待工作事项。

　　二、领导交办事项的办理

　　秘书办理领导交办事项，对减轻领导工作负担，提高领导工作效率，解除领导后顾之忧，保证领导集中精力抓大事，具有重要意义。办理领导交办事项的原则是：积极主动，千方百计;既要符合政策，又要灵活变通;件件有着落，事事有回音。办理领导交办事项应注意以下问题：要态度和蔼，协商办事，不要居高临下;要坚持原则，按章办事，不要违法乱纪;要一视同仁，不分亲疏，不看人办事。

　　第五节危急事件的处理

　　一、危急事件的特点及处理的意义

　　危急事件，是指由自然或人为原因引发的危险而紧急的事件。危急事件的特点是：突发性;偶然性;意外性;危害性。处理危急事件，对保护组织和人民生命财产的安全，最大限度地减少危急事件造成的损害，维护组织的良好形象，具有重要的意义。

　　二、危急事件处理的程序和方法

　　处理危急事件，必须迅速、果断。其基本程序是：现场保护和报告;调查和判断;预测和监控;处理和重建。重大危急事件，应在二十四小时内写出事件报告，报上级有关部门。秘书处理危急事件的基本方法是：查明情况;报告领导;通知有关部门抢救;随时掌握动态;写出《要事急报》;重建组织形象。

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