第二章秘书的一天

　　第一节上班之前

　　一、回顾昨日工作在秘书的各项业务工作中，有些可以当日事当日了，有些要在数日内方可了结。不论是否了结，秘书在当日上班之前，一般都要对昨日的工作予以回顾或反省：哪些事务已经处理完毕，自己满意与否，领导者满意与否，有何体验与缺憾;哪些事务尚需继续处理，从哪里人手，于何时结束，怎样做才会获取最佳效果;等等。

　　二、构思当日工作

　　新的一天开始，秘书在回顾昨日工作的同时，也要构思和预测当日的工作：哪些事项先办，哪些事项后办;遇到偶发事件怎么办，遇到领导临时交办事项怎么办;同时遇到多项必办之事又该怎么办;等等。

　　三、修饰个人仪表

　　秘书的个人形象，直接关系到组织形象和领导者的形象。为了给人以美好的印象，无论男性秘书还是女性秘书，均应在上班之前，对自己的仪表略加修饰：头发是否梳理，面部是否修整，指甲是否剪过;着装是否得体，领带(结)是否清洁，鞋子是否干净;化妆是否适中，首饰是否必要;等等。

　　四、先于他人上班

　　不少领导者，特别是事业型领导者，习惯于提前上班。即使不提前上班，也习惯于在上班之前向秘书发号施令。因此，一位追求效率的秘书，应先于他人上班：一则可以随时听候领导者的调遣;二则可以提前处理急办事项;三则可以接待急于办事的外地客人。

　　第二节上班之后

　　一、整理办公场所

　　办公部门或秘书机构，是机关的门面和窗口。它是否整洁、美观和舒适，也折射出组织和领导者的形象问题。因此，秘书上班后的第一件要事，就是用最快的速度整理办公场所：打扫卫生，做到窗明几净;调试照明、空调，做到环境舒适;摆放桌椅，做到整齐有序;等等。

　　二、报告当日安排

　　秘书上班后的第二件要事，就是向领导者汇报当日工作安排：何时出席某一会议;何时会见某位要员;何时参加某一谈判;何时签发某份文件;何时宴请某位客人;等等。上述安排如果与领导者事先计划处理的事项发生矛盾，秘书应当场予以修改，直至领导者认可为止。

　　三、请求工作指示

　　秘书在报告当日工作安排的同时，应适时就超越自己职责范围的重要事项，请求领导者给予指示：某项活动如何协调;某个会议如何组织;某项请示如何答复;某份文件如何起草;某一上访事件如何处理;等等。

　　四、处理日常事务

　　秘书工作的事务性，决定了秘书每天要处理大量具体的、繁琐的和重复性的日常工作。为了卓有成效地工作，秘书应将当日的工作按轻重缓急分成三类：急办、必办和缓办。优先处理急办事项，抓紧处理必办事项，抽空处理缓办事项，做到有主有次，有条不紊。

　　第三节下班之前

　　一、突击未了事宜

　　忙碌了一天的秘书，即使在下班之前，也难以轻松下来，往往仍有不少事务、特别是紧急事务尚待处理。此时的秘书，仍要本着急事先办的原则，集中力量，加快速度，在最短的时间内完成某项工作。如第二天上午开会的会议通知，第二天上午会商或会签文件的撰制，第二天上午会见客人的具体安排，第二天上午领导人出差的准备工作，等等。

　　二、浏览当日文件

　　秘书机构是各种信息的集散地，每天都要收到许多文件。为了及时处理各方来文，秘书应于下班前集中精力阅读当日文件。然后按照行文目的，将文件分为办件和阅件，并分送有关领导人或部门处理。

　　三、清理文件资料

　　由于事务缠身，秘书难以边处理日常工作，边清理文件资料。但在下班之前，秘书务必抽出时间，对当日接收的文件资料加以分类、编号、排序、归档和存放。对于保密范围内的文件资料，秘书于下班前一定要存放在专用的卷柜之中，以防失泄密。

　　四、记录当日大事

　　在秘书的日常工作中，每天总会参与或处理重要的活动与事件。为了如实反映和记载机关工作的全貌，并便于日后备查，秘书应于下班前记录当日的大事。这种一日一记、一事一记的大事记，也是秘书文字工作的一部分。

　　第四节下班之后

　　一、继续处理紧急事务

　　下班之后，本应是秘书的休闲时间。可是，仍有一些紧急而重要的事务，要求秘书必须继续处理。如赶制急用的会议文件，撰拟急用的汇报材料，收集急用的社会信息，处理突发性的事件，以及处理领导人临时交办的紧急事项，等等。

　　二、随从领导人应酬

　　由于公务的需要，领导者在下班之后常常有社交活动。这些活动，有的是经领导人同意并由秘书安排的，有的是领导人自行安排的，也有的是由领导人的不速之客决定的。如出席宴会，会见外宾，拜访客人，参加文艺晚会，等等。不论何种情况，如果领导人需要，秘书原则上应随从之，并做好必要的准备工作。

　　三、陪同领导者加班

　　不论是领导者个人，还是领导集体，为了处理紧急而重要的公务，加班加点时有发生。如召开重要办公会议，开展重大社会活动，学习上级重要文件，处理重大突发事件，等等。遇到此种情况，秘书特别是领导者的个人秘书，应当同领导者一起加班加点，哪怕是日以继夜、通宵达旦地工作。

　　四、双休日与节假日

　　正常情况下，秘书的双休日与节假日应由自己支配。可是，在秘书界有“秘书无休息日”之说。就是说，只要领导工作需要，或者仍有急办之事尚未出手，即使是双休日或节假日，秘书也必须继续工作，直至完成任务为止。如起草重要文件，筹备重要会议，接待重要来宾，调查重大问题，参与重要活动，等等。

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